Dane stanowiące podstawę analizy. Tworzona jest baza danych budynków, do której przypisywane są parametry – wielkość, zużycie energii, kategoria. Informacje uzyskuje się na podstawie "spisu z natury", ewidencji, lokalnych źródeł i rejestrów.

Po zweryfikowaniu dokładności danych przeprowadzana jest analiza statystyczna. Powstała baza danych budynków i źródeł emisji jest porównywana z innymi, aby precyzyjnie określić zużycie energii w poszczególnych budynkach. Dokładność jest potwierdzana przez urządzenia do pomiaru zużycia zainstalowane w losowo wybranych budynkach. Po ustaleniu kierunku optymalizacji zgodnie ze strategią zarządzania obszarem, przygotowywane są analizy i zalecenia dla jednostek decyzyjnych.

Analizy stanowią podstawę do opracowania planu transformacji. Zefir umożliwia użytkownikom uzyskanie listy i klasyfikacji emitentów (w oparciu o typ budynku, rodzaj paliwa, potrzebę renowacji itp.) oraz listy niezbędnych inwestycji. Narzędzia zapewniają analizy różnych scenariuszy, wskazują obszary inwestycji i pokazują całkowite koszty w rozbiciu na inwestorów.

Na tej podstawie organizowane są warsztaty dla decydentów, podczas których ustalane są krótko-, średnio- i długoterminowe cele strategiczne. Proces planowania ma charakter ciągły – w trakcie realizacji analizy mogą być uzupełniane i aktualizowane.

Przygotowane bazy danych mogą być wykorzystywane do monitorowania realizowanych działań, a ich postępy można wizualizować na mapach. Cały system można dostosować do indywidualnych potrzeb klienta. Zapewnia to wgląd w postępy prac w czasie rzeczywistym.

Zefir umożliwia tworzenie raportów i wizualizacji, które służą jako środek komunikacji z interesariuszami. Narzędzia te wspierają przygotowywanie przejrzystych informacji, które można przekazywać radnym i obywatelom, mediom lub wykorzystywać na stronach internetowych.